GRUPO
LEBBYAC

SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACION DE PROVEEDORES

MAPG-071-4.6
MA3-III.a.2
Rev. 1.1

Quality Assurance

Hoja Nº 1/1

OBJETIVO: Establecer el método de selección, evaluación y mantención de proveedores basado en su capacidad de atender los requerimientos del laboratorio, entendiéndose como tal, el conjunto de acciones, procesos y procedimientos sistemáticos que apunten a elaborar y poner en marcha un programa de fortalecimiento y transparencia de la relación del laboratorio con sus proveedores.

ALCANCES: Aplica a todos los proveedores externos de materiales, productos y servicios, definidos como Críticos por las áreas de negocio, que se integran en las prestaciones del laboratorio. Aplica a todos los laboratorios del grupo, Laboratorio LEBBYAC, Laboratorio IMA y Laboratorio Dra. Celia Buceta.

RESPONSABLES: Directores técnicos. Encargados de sección. Revisores de compras

REFERENCIAS:

EQUIPAMIENTO Y MATERIALES: 

DESARROLLO: 

DEFINICIONES

  •  Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias establecidas por el laboratorio para prestar servicios o entregar suministros.

  • Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurídica que, luego de un proceso de Cotización, entrega como resultado final un Producto a el laboratorio.

  • Proveedor de Servicios o Contratista: persona natural o jurídica que, luego de un proceso de Cotización, entrega como resultado final un Servicio a el laboratorio.

  • Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final del laboratorio. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la Prestación del servicio ofrecido por el laboratorio afectando directamente la calidad e imagen de la empresa.

  • Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de el laboratorio. No representa un mayor impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la Organización,  Negocio y la entrega del servicio en si mismo

  • Bloqueo de proveedor: corresponde a la prohibición de generar nuevas órdenes de compra o celebrar contratos con un Proveedor calificado cono “Descalificado” y registrado en el Maestro de Proveedores del laboratorio, su correspondiente Bloqueo.

  • Productos: Corresponde a clasificación genérica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, equipos, productos terminados, etc)

  • Servicios: Corresponde a clasificación genérica para compras de servicios, obras, contratistas, consultorías y otros servicios, se pueden agrupar en:

    • Servicios y Obras: los servicios en general, cuyo desarrollo requiere despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las instalaciones de la empresa, incluye los contratos de construcción y montaje de equipos

    • Consultorías y otros servicios: servicios que se desarrollan en las instalaciones del laboratorio por el Proveedor del Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnológico, soporte administrativo, asesorías, desarrollos y conocimientos, que implican presencia menor u ocasional del personal del proveedor en las instalaciones de el laboratorio.

    • Consultorías y otros servicios en terreno: servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones del laboratorio por el Proveedor de Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnológico, asesorías, ingeniería básica, desarrollos y conocimientos, que implican presencia de personal del proveedor en las plantas operativas del Cliente Final o Mandantes, donde existen normas de seguridad establecida, que deben ser estrictamente cumplidas por los proveedores.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

El presente documento establece la metodología mediante la cual el laboratorio selecciona, evalúa y reevalúa a sus proveedores de productos y/o servicios críticos, informa sus resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad (en adelante SGC) del laboratorio LEBBYAC.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de selección de proveedores, según el espíritu de la Norma, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de el laboratorio y sus clientes finales y pueden pertenecer al Registro de Proveedores de el laboratorio.
Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con el laboratorio e ingresar la Registro de proveedores debe proporcionar la información indicada en este procedimiento.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de evaluación de proveedores, al seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores críticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluación, La evaluación se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el proceso se realizara anualmente (año vencido, comenzando el primer trimestre).
Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios específicos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalúan en una escala de 0 a 4, donde el 4 es el máximo posible y 0 el menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripción general:


Puntaje Obtenido

Descripción(*)

4 Puntos

Supera las expectativas del Criterio según descripción

3 Puntos

Cumple plenamente el Criterio según descripción

2 Puntos

Cumple parcialmente el Criterio según descripción

1 Punto

Cumple minimamente el Criterio según descripción

0 Punto NO Cumple el Criterio según descripción

(*) Ver descripción particular y puntajes para cada criterio

Evaluación de Proveedores de Productos

La evaluación resulta de la información ingresada por el área usuaria, al sistema de evaluación , para cada producto critico con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y una vez que la recepción de un producto se haya realizado.

El formulario de evaluación es el MAPG-71-11-48

Evaluación de Proveedores de Servicios

La evaluación resulta de la información ingresada por el área usuaria, al sistema de evaluación, una vez iniciada la operación del servicio, se podrá proceder a evaluar el desempeño del proveedor de servicios. La evaluación del proveedor de servicios considera como unidad básica el contrato u orden de servicio, sobre los cuales se podrán realizar evaluaciones parciales (recomendado) que se realizan durante la ejecución de la prestación de un servicio, y que permiten una mejora continúa del servicio mediante el feedback del desempeño del proveedor; y las evaluaciones Finales al cierre de un contrato u orden de servicio, la que tendrá carácter de obligatoria.
Los tipos y forma de evaluación aplicables en el marco de un contrato suscrito, deberá estar en conocimiento del proveedor, lo que deberá indicarse en el marco normativo del contrato o en su etapa de puesta en marcha, lo cuál será responsabilidad del administrador del contrato. La evaluación general del contrato u orden de servicio, se obtendrá del promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el sistema.

El formulario de evaluación es el MAPG-71-11-48

Escala de Calificación de Desempeño

La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores, siendo independiente si es de producto o servicio, y se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %, obtenido de los puntajes ponderados de las evaluaciones parciales del periodo evaluado. Puntaje Máximo de evaluación corresponde al 100%, quedando Clasificados como sigue:


Calificación de Desempeño (%)

Plan de Acción

Condición

Mayor o Igual a 96 %

Se aconseja mantener como proveedor.

Excelente o “CALIFICADO”.

Mayor o Igual a 60% y Menor que 95%

Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no mayor a 6 meses (Debe presentar plan de mejora)

Aceptable o “CALIFICADO CON RESERVA”.

Menor que 59 %

Se aconseja que no sea Considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos establecidos por la empresa para el bien o servicio a solicitar; lo anterior no excluye la posibilidad de poder utilizar sus servicios posteriormente. (Debe presentar plan de mejora, para reevaluación).

Deficiente o “DESCALIFICADO”.


Los proveedores que a la fecha de entrada en vigencia del presente Procedimiento, estuvieren incorporados en los registros de proveedores de la empresa y con un proceso de evaluación realizado y no gestionado, serán homologados a la escala de “Calificación de Desempeño” indicada, y entraran en el siguiente proceso de evaluación en un plazo no mayor a 12 meses desde su publicación.
Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y reevaluaciones de los proveedores, serán analizados por el Comité de Evaluación de Proveedores Anualmente.

  • Los proveedores con un desempeño superior a 96%, serán notificados de su condición de “CALIFICADO”.

  • Los proveedores con un desempeño menor a 95% y Mayor o igual a 60%, serán notificados de su condición de “CALIFICADO CON RESERVA”, y deberán presentar un plan de acción de mejora para enfrentar las debilidades detectadas, el cual deberá presentar dentro de los 10 días hábiles, posteriores a la solicitud. El Plan se deberá desarrollar en los tres meses posteriores de su entrega, este proveedor podrá seguir prestando servicio o productos a el laboratorio y entrará al siguiente proceso de evaluación de proveedores.

  • Los proveedores con un desempeño menor a 59%, serán notificados de su condición de “DESCALIFICADO” y no podrán continuar brindando servicios o productos, por el tiempo de suspensión o plazo de eliminación indicado en el reglamento de Proveedores o en su defecto el acordado por el Comité de Evaluación de Proveedores. Al término de la suspensión o plazo de eliminación el proveedor podrá seguir prestando servicios o productos a el laboratorio, previa incorporación al sistema, según el proceso de selección de el laboratorio.

Periodicidad de la Calificación

La calificación de un proveedor será única y de carácter transversal para toda la empresa, reflejando el desempeño del proveedor en todas las Unidades de Negocio que haya prestado servicios o suministrado bienes en un período de tiempo, según se indica en el siguiente cuadro:


Tipo de Proveedor

Periodicidad de la Calificación

Servicios y Productos

ANUALMENTE se ejecutará el proceso que permitirá obtener la evaluación general del proveedor, que considerará todas las evaluaciones realizadas para un proveedor en cada uno de los contratos u órdenes de servicio, los documentos de compra, peticiones de oferta y documentos de recepción registrados durante el período. La evaluación es realizada según año vencido, y con inicio del proceso el Primer trimestre de cada año.


Comunicación de la Evaluación a los proveedores

Los proveedores deberán contar con la información de sus procesos, apoyado por las siguientes áreas internas, para el proceso de Operación y Seguimiento:

  • Proveedores de Servicios: Se procura realizar seguimiento al plan de acción del proveedor y lograr la mejora continua del mismo, en la prestación de los servicios hacia el laboratorio. Podrá solicitar Feedback y responder respecto de la evaluación realizada, al proveedor. Una vez desarrollado el plan de acción para mejorar, su resultado deberá ser  procesado en el Registro.

  • Proveedores de Productos: Los responsables, podrán informar del avance en la calificación de los proveedores en la gestión local, como una forma de ir alineando y retroalimentando a los proveedores, atendiendo consultas y reclamos respecto de su evaluación, particularmente en lo que dice relación con la información que se registra en los sistemas informáticos de la empresa y que afecta su resultado.

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de reevaluación de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de evaluación de proveedores, mejorando continuamente la prestación de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido, el sistema de Evaluación de Proveedores, estará abierto, permitiendo la mejora del desempeño del Proveedor.

OPERACIÓN Y GESTIÓN DEL PROCESO

Para realizar la evaluación en forma centralizada se contará con el sistema Sistema de Evaluación de Proveedores del laboratorio,  que permitirá llevar a cabo la gestión del Proceso (evaluación, seguimiento y control):

REGISTRO DE PROVEEDORES

La información del Registro de Proveedores el laboratorio se mantendrá actualizada.
Adicionalmente los proveedores serán bloqueados de la Lista de Proveedores, cuando No tenga Movimientos de Órdenes de Compra o contratos Vigentes en el último año.

ANEXOS


Clasificación de proveedores según naturaleza del requerimiento.

De acuerdo a la naturaleza del requerimiento de el laboratorio, los proveedores serán clasificados como:

  • Proveedor de servicios (Service de equipos, laboratorios de derivación) ó

  • Proveedor de Productos (Suministros, Bienes y/o Productos terminados)


ANEXO B Ponderación de Criterios del Proceso


B.1Evaluación y Reevaluación


B.1.1 Ponderación de proveedores de Bienes y Productos

Criterios

Ponderación

1. Atención oportuna (Cotización)

25%

2. Calidad.

25%

3. Plazo de Entrega

15%

4. Precios

15%

5. Seriedad

20%


B.1.2 Ponderación de proveedores de Servicios




Criterios

Ponderación Criterio

Descripción

Calidad del Servicio

40%

Trabajo o servicio realizado

Cumplimiento normas de seguridad y prevención de riesgos

Cumplimiento normativa ambiental

Cumplimiento y Administración Sistema de Aseguramiento de Calidad

Infraestructura, equipos, herramientas

Calidad de materiales y suministros

Iniciativa y cooperación

Idoneidad del personal clave

Plazos


40%

Cumplimiento plazos

Programación del trabajo

Aspectos

Administrativos

20%

Cumplimiento leyes laborales y control administrativo

Conducta interna del personal

TOTAL

100%





ANEXO C Cartas Tipo para comunicación a proveedores


C.1 Carta Tipo a para proceso de Evaluación


Lomas de Zamora, xx de xxxx de 20xx

Señores Nombre del proveedor



Presente

De nuestra consideración:


Como es de vuestro conocimiento, nuestra empresa se encuentra certificada por Fundación Bioquímica y tiene como uno de sus objetivos cumplir los requerimientos de norma ISO 15189. De acuerdo a ello, el sistema Integrado de gestión de calidad requiere el registro y cumplimiento del proceso de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores. Nos corresponde informar a ustedes acerca de los mecanismos dispuestos por nuestra empresa para tal efecto (Ver Adjunto)

En este sentido, la evaluación correspondiente al XXXXX del año 20XX, considera entre otros aspectos, vuestra capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la el laboratorio, Experiencia, Plazos de Entrega, Precios, Calidad y Garantía, para el producto o servicio adquirido.

Hacemos presente que en este proceso de evaluación, su empresa obtuvo una calificación de desempeño equivalente a XXXX % de cumplimiento, lo que lo habilita como proveedor de el laboratorio en la Categoría “XXXXXXX ”.

Dejamos constancia que de acuerdo al sistema de evaluación: NOMBRE PROVEEDOR Se encuentra en calidad de Proveedor xx (Calificado, Calificado con Reserva, Descalificado).



Sin otro particular, saluda atentamente a usted

XXX

Gestión de Proveedores
LEBBYAC SRL




C.2 Carta Tipo para proceso de selección


Lomas de Zamora, xx de xxxx de 20xx


Señores Nombre del proveedor



Presente

De nuestra consideración:


Como es de vuestro conocimiento, nuestra empresa se encuentra certificada por Fundación Bioquímica y tiene como uno de sus objetivos cumplir los requerimientos de norma ISO 15189. De acuerdo a ello, el sistema Integrado de gestión de calidad requiere el registro y cumplimiento del proceso de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores. Nos corresponde informar ustedes acerca de los mecanismos dispuestos por nuestra empresa para tal efecto (Ver Adjunto)

En este sentido, vuestra empresa ha participado en el proceso de selección de proveedores, para acreditar su competencia en la satisfacción de las necesidades de el laboratorio. Para dar cumplimiento a lo anterior usted nos proporciono información de interés y completo las actividades indicadas en el documento “Acreditación de Proveedores” publicada en nuestra página Web.

La evaluación realizada considera entre otros aspectos, vuestra capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo con los requisitos del laboratorio, como también aspectos Legales, Financieros, Tributarios, Experiencia Laboral y Técnica, Seguridad y Gestión de Calidad.

Hacemos presente que es la primera vez que vuestra empresa participa en este proceso de selección de proveedores.

Dejamos constancia que de acuerdo al sistema de evaluación su empresa obtuvo una calificación equivalente a XXXX % de cumplimiento, por lo tanto: NOMBRE PROVEEDOR Se encuentra en calidad de Proveedor xx (Calificado, Calificado con Reserva, Descalificado), habilitado como proveedor de Nombre del Servicio/Material MDF Crítico.

Sin otro particular, saluda atentamente a usted

XXX

Gestión de Proveedores

LEBBYAC SRL


REGISTROS E INFORMES:


NOMBRE FECHA COMENTARIOS
PREPARO: Rodolfo Miguel 27/06/13
REVISO: NN
31/01/17
ACTUALIZO: Rodolfo Miguel

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