GRUPO
LEBBYAC

PROVISION DE MATERIALES E INSUMOS, EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y ASEGURAMIENTO METROLÓGICOS

MAPG-072-4.6
MA3-III.a.2
Rev. 1.1

Quality Assurance

Hoja Nº 1/1


OBJETIVO: Gestionar la provisión de materiales e insumos, equipos, mantenimiento y el aseguramiento metrológico, con el fin de garantizar el normal desarrollo de la actividad.

ALCANCES: Comienza con la asignación del presupuesto para la adquisición de materiales e insumos, equipos, mantenimientos y el aseguramiento metrológico y termina con la orden de compra. Aplica a los encargados de compras. Aplica a todos los laboratorios del grupo, Laboratorio LEBBYAC, Laboratorio IMA y Laboratorio Dra. Celia Buceta.

RESPONSABLES: Directores técnicos. Encargados de compra.

DEFINICIONES:
Materiales:
Conjunto de objetos de cualquier clase, necesarios para el desarrollo de una actividad.
Insumos: Se definen como todos aquellos elementos de consumo que son necesarios para la prestación de un servicio.
Mantenimiento: Inspección realizada a los equipos, en cuanto a funcionamiento, seguridad, ajustes, reparaciones, limpieza, lubricación, que deben llevarse a cabo en forma periódica generalmente en base a un plan establecido, para asegurar que dichos equipos se encuentren constantemente y por el mayor tiempo posible, en óptimas condiciones de confiabilidad, funcionamiento y seguridad durante su operación.
Aseguramiento Metrológico: Conjunto de actividades sistémicas planeadas, emprendidas para asegurar la confiabilidad de las mediciones que se realizan en una entidad, cumpliendo los requisitos estipulados en normas propias, nacionales o internacionales.

EQUIPAMIENTO Y MATERIALES: .

DESARROLLO:
.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIÓN

CARGO Y/O PUESTOS DE TRABAJO

GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES E INSUMOS

1

Revisar las existencias en el inventario

Se realiza la revisión de las existencias de materiales e insumos, con el fin de identificar la necesidad, según la programación de actividades del Laboratorio.

Laboratorio

Coordinador del Laboratorio/Técnico

stock

NA

2

Solicitar cotizaciones y adquisición de materiales e insumos

Se solicitan cotizaciones a los diferentes proveedores, Se realiza el pedido si no se necesita cotización.

Laboratorio

Coordinador del Laboratorio Director Técnico 

Cotización/
Solicitud
por e-mail

NA


3

Presupuestar las necesidades de materiales e insumos

Se consolidan los diferentes requerimientos para presupuestar las necesidades de materiales e insumos.

Dirección de Laboratorio

Director Técnico

Consolidado de Materiales e Insumos

NA


4

Realizar  adquisición de materiales e insumos

Realizar la  adquisición de materiales e insumos a través de la via telefonica o por e-mail. 

Dirección de laboratorios /Unidad responsable

Director técnico
Coordinador del laboratorio

Solicitud de orden contractual

NA

GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE LABORATORIO

1


Elaborar y analizar conceptos y estudios técnicos.

Se realizan los conceptos técnicos con las especificaciones de los equipos requeridos y/o infraestructura necesaria para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos del mismo. Estas características y los estudios técnicos, son analizados para sugerir el proveedor que cumple con los requerimientos técnicos y económicos.

Laboratorio

Jefe de Laboratorio

Conceptos/Estudios técnicos

N.A

2

Priorizar necesidades de laboratorio

Se efectúa un análisis de las necesidades de acuerdo al  presupuesto asignado a cada unidad experimental. Se prioriza teniendo en cuenta su impacto y objetivos a cumplir.

Laboratorio

Jefe de Laboratorio

Proyecto de compra

N.A

3

solicitar adquisición de Equipo y/o infraestructura

Se envía la solicitud de adquisición de equipos y/o requerimiento de infraestructura, anexando los respectivos estudios de mercado y conceptos técnicos.

Laboratorio

Jefe de Laboratorio

Solicitud de equipos y/o infraestructura

N.A

4

Verificar datos para autorización de solicitud

Se verifica que los requerimientos se puedan autorizar de acuerdo al proyecto y al presupuesto asignado. Si el resultado de la verificación es satisfactorio, se autoriza la solicitud con un visto bueno, de lo contrario se devuelve al Jefe del laboratorio hasta que la solicitud esté acorde al proyecto y/o al presupuesto.

Dirección de laboratorios/Unidad responsable

Director de Laboratorios /Profesional Universitario

Solicitud de equipos y/o infraestructura

N.A

5

Solicitar CDP

Se solicita a la Sección Financiera la aprobación del CDP de acuerdo al estudio de mercados y a los requerimientos aprobados.

Dirección de laboratorios/ Unidad responsable/ Sección Finaciera

Profesional Universitario

Solicitud de CDP/CDP

Quipu

6

Realizar solicitud de adquisición del bien y/o infraestructura.

Se realiza la solicitud de adquisición del equipo a la Oficina de Contratación, utilizando el formato correspondiente y adjuntando la información necesaria para iniciar el proceso de contratación. Ver procedimiento órdenes de compra y de servicios Cód. xxxxx.

Dirección de laboratorios/ Unidad responsable

Profesional Universitario

Solicitud de Orden contractual

N.A

GESTIÓN PARA EL MANTENIMIENTO Y ASEGURAMIENTO METROLÓGICO

1

Elaborar Programa de Mantenimiento y Aseguramiento Metrológico

Se revisan las hojas de vida de los equipos para verificar las necesidades de mantenimiento y/o calibración, con lo cual se elabora el Programa de Mantenimiento y Aseguramiento Metrológico Anual del laboratorio.

Laboratorio

Profesional universitario/ Técnico operativo/

Jefe de laboratorio

Hoja de vida de equipos/ Programa de Mantenimeinto y Aseguramiento Metrológico

NA

2

Solicitar la adquisición del servicio de mantenimiento y/o calibración de equipos

Se solicita a la Dirección de Laboratorios o Unidad Responsable, la gestión para la adquisición del servicio, para lo cual se anexan los respectivos estudios de mercados y conceptos técnicos.

Laboratorio

Técnico operativo/Profesional/ Jefe de laboratorio

Solicitud de Mantenimiento y/o calibración

NA

3

Verificar datos para autorización de solicitud

Se verifica que los requerimientos se puedan autorizar de acuerdo al proyecto y al presupuesto asignado. Si el resultado de la verificación es satisfactorio, se autoriza la solicitud con un visto bueno, de lo contrario se devuelve al Jefe del laboratorio hasta que la solicitud esté acorde al proyecto y/o al presupuesto.

Dirección de laboratorios/ Unidad responsable

Director de Laboratorios /Profesional Universitario

Solicitud de Mantenimiento y/o calibración

N.A

4

Solicitar CDP

Se solicita a la Sección Financiera la aprobación del CDP de acuerdo al estudio de mercados y a los requerimientos aprobados.

Dirección de laboratorios/ Unidad responsable/ Sección Financiera

Profesional Universitario

Solicitud de CDP/CDP

Quipu

5

Realizar solicitud de adquisición del bien.

Se realiza la solicitud de adquisición de Mantenimiento y/o calibración a la Oficina de Contratación, utilizando el formato correspondiente y adjunto el CDP, para iniciar el proceso de contratación. Ver procedimiento órdenes de compra y de servicios Cód. xxxxx.

Dirección de laboratorios/ Unidad responsable

Profesional Universitaria

Solicitud de Orden contractual

N.A

13


Actualizar hoja de vida del equipo


Una vez recibido a satisfacción el servicio, se actualiza la hoja de vida del equipo adjuntando el informe de mantenimiento y/o calibración.

NOTA: Los equipos calibrados deben exhibir una etiqueta que contenga la fecha realización de calibración o la próxima calibración.

Laboratorio

Técnico operativo

Hoja de vida del equipo/Informe de mantenimiento y/o calibración/etiqueta

NA

REGISTROS E INFORMES:






NOMBRE FECHA COMENTARIOS
PREPARO: Rodolfo Miguel 28/06/2013
REVISO: Rodolfo Miguel 31/01/17
ACTUALIZO: Rodolfo Miguel 00/00/00

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